Toma de decisiónes

                           Fases de resolución de problemas

Según Herbert  A. Simon, el gerente al resolver un problema atraviesa por cuatro fases:

1. Actividad de Inteligencia (obtención de información estratégica): buscar en el entorno condiciones que exigen una solución.
2. Actividad de diseño: inventar, desarrollar y analizar posibles cursos de acción.
3. Actividad de selección: seleccionar un curso de acción específico de entre los que están disponibles.
4. Actividad de revisión: evaluar las selecciones hechas en el pasado.

Estos cuatro pasos son otra interpretación del enfoque de sistemas, ya que su actividad de inteligencia sería en el enfoque sistemático cuando analizamos las partes del sistema, no solo como un sistema sino cada uno de sus subsistemas. En la actividad de diseño, correspondería al hecho de buscar y evaluar alternativas, y en su actividad de selección sería cuando se escoge la mejor alternativa de solución. Finalmente, su actividad de revisión tendría que ver con la ejecución de la solución y un seguimiento de la misma para evaluar si funciona correctamente.
Los gerentes siguen estos pasos de manera general o especifica cuando resuelven los problemas que se les presentan en su organización, trabajo, tienda, etc. Igualmente, los especialistas en información siguen estos pasos al crear un sistema.

 LA TOMA DE DECISIÓN

La toma de decisiones es el proceso a través del cuál es identifica una necesidad de decisión, se establecen alternativas, se analizan y se elige una de ellas, se implementa la elegida, y se evalúan los resultados. En cuanto a lo que a negocios se refiere, la toma de decisiones es una herramienta que permite tomar las mejores decisiones en beneficio de la empresa.

Generalmente, se utiliza para tomar decisiones estratégicas, decisiones importantes, o decisiones que son poco frecuentes (no rutinarias); sin embargo, podemos usar la toma de decisiones para tomar cualquier decisión en la empresa.

Veamos los pasos o las etapas que conforman el proceso de la toma de decisiones:

1. Identificación de la necesidad de tomar una decisión

El primer paso en la toma de decisiones consiste en identificar la necesidad de tomar una decisión, es decir, consiste en reconocer que es necesario tomar una decisión. Generalmente, la necesidad de tomar una decisión surge como consecuencia de un problema u oportunidad que se presenta. En esta etapa debemos definir claramente el problema.

Ejemplo: hemos identificado el problema de que el proveedor que teníamos ha disminuido la calidad de sus productos y, por tanto, se hace necesario buscar un nuevo proveedor, y tomar la decisión de qué proveedor elegir entre todas las alternativas posibles.

2. Identificación de criterios de decisión

Una vez que hemos identificado la necesidad de tomar una decisión, pasamos a identificar los criterios que vamos a tomar en cuenta al momento de evaluar las diferentes alternativas de decisión propuestas.

Ejemplo: una vez que hemos determinado la necesidad de contar con un nuevo proveedor, determinamos que los criterios que vamos a utilizar para poder elegir al nuevo proveedor serán el precio, la calidad del producto, las facilidades de pago, y los plazos de entrega.

3. Asignación de peso a los criterios

Una vez que hemos identificado los criterios de decisión que vamos a tomar en cuenta para evaluar las alternativas de decisión, pasamos a valorar dichos criterios de acuerdo a la importancia que le vamos a dar al momento de tomar la decisión.

Ejemplo: una vez que hemos determinado los criterios que vamos a utilizar para elegir al nuevo proveedor, pasamos a ponderarlos, dándole al criterio más importante el valor de 10, por ejemplo, al criterio precio le damos un 7, al de calidad un 10, al de facilidades de pago un 6, y al de plazos de entrega un 8.

4. Desarrollo de alternativas

En esta etapa hacemos una lista con las diferentes alternativas de decisión que hayamos propuesto.

Para hallar alternativas de decisión podemos proponerlas nosotros mismos en base a nuestros conocimientos o experiencia, acudir a diversas fuentes de información tales como Internet, consultar con los trabajadores de la empresa, etc.

Ejemplo: para determinar a los proveedores que vamos a considerar como alternativas, buscamos en las páginas amarillas, buscamos en Internet, consultamos con los trabajadores de la empresa, etc. Y luego, una vez hecho una pre selección en donde descartemos a los que no cumplan con los principales requisitos, elaboramos una lista con las alternativas que nos hayan quedado.

5. Análisis de alternativas

Una vez que contamos con una lista de alternativas de decisión, pasamos a evaluar cada una de ellas, asignándole calificaciones con respecto a cada criterio determinado.

Ejemplo: para el proveedor A, en el criterio de precio le damos una calificación de 10 (pues tiene muy buenos precios), en calidad le damos un 5 (pues su productos no son de muy buena calidad, pero tampoco son de mala calidad), en facilidades de pago le damos un 8 (pues nos dan buenos créditos comerciales), y en plazos de entrega un 2 (pues demoran mucho en entregar los pedidos). Lo mismo con los demás proveedores:

	precio	calidad	pago	entrega	TOTAL
Proveedor A	10	5	8	2
Proveedor B	7	7	5	6
Proveedor C	8	5	5	5

Una vez que hemos asignado calificaciones a cada alternativa con respecto a cada criterio, para hallar la calificación total de cada alternativa, multiplicamos la calificación de cada criterio por el peso de éste (ver paso 3), y luego sumamos los resultados de cada alternativa.

Por ejemplo, la calificación total del proveedor A seria: (10 x 7) + (5 x 10) + (8 x 6) + (2 x 8) = 184. Lo mismo con los demás proveedores:

	precio	calidad	pago	entrega	TOTAL
Proveedor A	10	5	8	2	184
Proveedor B	7	7	5	6	197
Proveedor C	8	5	5	5	176

6. Selección de alternativas

Una vez que hemos asignado las calificaciones a cada alternativa con respecto a cada criterio, y hallado la calificación total de cada una, pasamos a seleccionar aquella que tenga la mayor calificación total.

Ejemplo: una vez evaluado a los proveedores propuestos, pasamos a seleccionar el proveedor B ya que es el que obtuvo la mayor calificación.

7. Implementación de la alternativa

Una vez seleccionada una alternativa, es decir, tomada una decisión, pasamos a implementarla, es decir, ponerla en práctica, lo cual incluye comunicarla a todas las personas afectadas, y buscar el compromiso de éstas para aplicarla.

Ejemplo: una vez elegido al nuevo proveedor, pasamos a comunicar la decisión a todo el personal afectado, y luego pasamos a hacer contacto con el proveedor y firmar el contrato correspondiente.

8. Evaluación de la eficacia de la decisión

Luego de poner en práctica la decisión, evaluamos los resultados.

Si los resultados no son los esperados iniciar nuevamente el proceso de toma de decisiones.

Ejemplo: una vez que ya estamos trabajando con el nuevo proveedor, evaluamos constantemente su desempeño, por ejemplo, nos aseguramos de que mantenga la calidad de sus productos, que entregue los pedidos a tiempo, que cumpla con las condiciones pactadas, etc.

Debo señalar que éste proceso de toma decisiones es sólo uno de los diferente métodos que existen. Siempre tengamos  en claro que mientras más formales seamos con el desarrollo del proceso de toma de decisiones, mayores posibilidades tendremos de tomar la decisión correcta.