La burocracia es un tema controvertido, primero veamos la
etimología de dicha palabra:
Burocracia, viene del frances Bureau =Escritorio y del
griego Kratos =Gobierno. Es el gobierno de los escritorios, es decir de los
papeles. Los burócratas son los que llevan el papeleo y con ellos controlan y
rigen a los que trabajan.
Entre los ejemplos de las burocracias cotidianas se
pueden contar las de los hospitales, tribunales, iglesias, escuelas y las
empresas tanto públicas como privadas.
Max Weber (1864-1920) fue un economista y sociólogo
alemán, quien a través de su estudio de las civilizaciones desarrolló el
concepto moderno de Burocracia refutando, criticando y ampliando las
apreciaciones de Marx.
Weber definió la burocracia como la forma más
eficiente de organización teniendo en cuenta la complejidad de los aparatos
estatales, de las dependencias gubernamentales y pensando en las necesidades de
sociedades cambiantes y dinámicas.
Características
• Cargos o puestos cuidadosamente
definidos.
• Jerarquías bien definidas de autoridad y responsabilidad.
• Personal adecuado para las funciones técnicas y profesionales.
• Estatutos y reglamentos que rigen los actos oficiales.
• Seguridad en el cargo o puestos y la posibilidad de acenso.
La burocracia surge por la necesidad de:
La precisión, la velocidad, la claridad, el
conocimiento de los archivos, la continuidad, la discreción, la unida, la
estricta subordinación, la reducción de las fricciones y de los costos
materiales y personales.
La burocracia, para Max Weber, es la organización
eficiente por excelencia, la organización llamada a resolver racional y
eficientemente los problemas de la sociedad y, por extensión, de las empresas.
La organización burocrática está diseñada
científicamente para funcionar con exactitud, precisamente para lograr los
fines para los cuales fue creada, no más, no menos.
De acuerdo a Weber, un sistema burocrático es
regulado por los principios siguientes:
• El desempeño de funciones oficiales es permanente
y constante (en el sentido que los funcionarios no cambian tareas
arbitrariamente y que siempre habrá alguien que desempeñe determinada función).
• Tales funciones se ejecutan estrictamente de
acuerdo a las siguientes reglas:
a) Las tareas de cada funcionario
están delineadas de acuerdo a criterios impersonales.
b) El funcionario tiene la
autoridad para desempeñar sus tareas.
c) Los medios de coerción a
disposición de ese funcionario son estrictamente limitados y las condiciones de
su uso claramente definidas.
• Las responsabilidades y autoridad de cada
funcionario son parte de una jerarquía de autoridad, con derechos y deberes
apropiados de supervisión y apelación.
• Los funcionarios no son propietarios de los
recursos que utilizan en el desempeño de sus funciones, pero son responsables
por el uso de tales recursos.
• Los ingresos en relación al desempeño de las
funciones están estrictamente separado de cualquier otro. Igualmente en
relación al trabajo.
• Las posiciones y/o funciones no pertenecen ni
pueden ser apropiadas por los funcionarios (es decir, no se pueden heredar,
transferir, etc., por decisión del funcionario).
• Las funciones se desempeñan —y se llega a
decisiones— sobre la base de documentos escritos.
Adicionalmente, existen los siguientes
considerandos en relación a los funcionarios:
• Cada funcionario es contratado, nombrado o
elegido sobre la base de su conducta.
• Cada funcionario ejerce la autoridad que le ha
sido delegada de acuerdo a reglas generales e impersonales. Su lealtad es al
correcto desempeño de sus funciones.
• La contratación, elección y/o posición de cada
funcionario depende de sus calificaciones relevantes o técnicas.
• El trabajo del funcionario es exclusivo. El
funcionario no puede tener otro trabajo o responsabilidad que el desempeño de
sus funciones.
• El funcionario es compensado o premiado con un
salario regular y la posibilidad de progreso en su carrera, progreso que
depende primariamente de su esfuerzo y dedicación al desempeño de sus
funciones.
Aplicaciones
El funcionario debe ejercer su juicio y habilidad
al servicio del que fue designado de acuerdo a los estatutos y reglamentos, es
responsable por el desempeño imparcial de sus funciones tal como están
establecidas y debe sacrificar sus opiniones personales.
Aplicaciones:
• La especialización de tareas en el proceso de
trabajo.
• La idea de la estandarización del desempeño de
funciones.
• Centralización en la toma de decisiones, cuando
así conviene a los fines de la institución. O en caso contrario, la descentralizarla.
• La uniformidad de prácticas institucionalizadas,
que vienen a tipificar la moderna noción de imagen corporativa.
• No duplicidad de funciones ni de mandos.
• La profesionalización de la función
administrativa para bien de la institución.
• La acenso y promoción en función de los méritos y
talentos de las personas.
• En la institución se debe lograr altos niveles de
estandarización, para lograr que se haga lo que se debe, y lo que se tiene que
hacer.
Críticas
El propio Max Weber percibió que la burocracia puede
degenerar de las siguientes maneras:
• La jerarquía vertical de autoridad puede no ser
lo suficientemente explícita o delineada, causando confusión y conflictos de
competencia.
• Las competencias pueden ser poco claras y usadas
contrariamente al espíritu de las reglas; en ocasiones el procedimiento en sí
mismo puede considerarse más importante que la decisión o, en general, sus
efectos.
• Nepotismo, corrupción, enfrentamientos políticos
y otras degeneraciones pueden contrarrestar la regla de impersonalidad,
pudiéndose crear un sistema de contratación y promoción no basado en méritos.
• Los funcionarios pueden eludir responsabilidades.
• La distribución de funciones puede ser inefectiva,
produciendo excesiva actividad regulatoria, duplicación de esfuerzos y, en
general, ineficiencia.
Incluso una burocracia no degenerada puede verse
afectada por ciertos problemas:
• Sobre-especialización.
• Rigidez e inercia en los procesos, tomando decisiones
con lentitud o siendo imposible aplicarlas al presentarse casos inusuales, e
igualmente retrasando los cambios, evolución y adaptación de viejos procesos a
nuevas circunstancias;
• Suposición de que el sistema es siempre perfecto
y correcto por definición, provocando que su organización sea poco proclive al
cambio y a la autocrítica;
• Poca estima por las opiniones disidentes;
• Creación de más y más reglas y procesos,
creciendo su complejidad y disminuyendo su coordinación, facilitando la
creación de reglas contradictorias.
Conclusión
El modelo burocrático es ciertamente controversial,
sobre todo si se le analiza a la luz de las nuevas condiciones que marcan el
signo de los tiempos empresariales: los mercados abiertos y globalizados.
Por ello, es posible extraer las siguientes
enseñanzas:
• Que las organizaciones no son sistemas cerrados
sino abiertos.
• Que el factor más importante en
la institución no es el trabajo, sino quienes lo realizan: la gente.
• El modelo burocrático posee ciertas
características estructurales y normas que se utilizan actualmente.
• La burocracia es la forma más eficiente que
podían utilizar las organizaciones surgidas en la sociedad moderna.
• La forma burocrática es el instrumento más
eficiente en la administración.
Bibliografía
Max Weber, “Economía y Sociedad”, Fondo de la
Cultura Económica
Max Weber, “Qué es la Burocracia”, Siglo XX
www.cema.edu.ar
www.geocities.com
